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Reuniones ¿Un mal necesario?
Por: David Valois
¿Cuánto ganarías si no fueras a reuniones? ¿Te imaginas todo lo que podrías avanzar en esas horas?
Las reuniones son concesiones hechas a una mala organización. Lo aseguraba Peter Drucker, que sabía bastante de gestión. Si cada uno conociera sus responsabilidades, las reuniones sobrarían. La mayoría de reuniones son parches a una mala organización. Pero lamentablemente el ritual de las reuniones se ha convertido en una forma de vida para muchos.
Pasamos varias horas a la semana en reuniones y más de la mitad de su tiempo no sirve para nada. En los altos escalafones puede que sean fácilmente 20 horas por semana. O sea 1000 horas al año en reuniones de las cuales se desperdician 500 horas.
500, 200 o 100 horas. Es inadmisible perder tanto tiempo en reuniones. Y carísimo.
¿Quieres quitarte la mitad de las reuniones?
Está claro que si eres nuevo en un sitio necesitas ir a algunas reuniones. Conocerás a otros y te pondrás al día de la situación. Pero esto no dura mucho, en pocos meses puedes dejar de ir a la mayoría. Por otro lado están los que asisten por afán de protagonismo y para estar al tanto de las últimas habladurías y decisiones. No quieren que se tomen decisiones sin su consentimiento. Son casos perdidos y eso no va contigo.
Tú haz un repaso de tus últimas reuniones:
-¿Cuántos temas te afectaban realmente?
-¿Cuántas veces te hubiera bastado leer el resumen de la reunión en unos pocos minutos? ¿Demasiadas?
Pudo ser el intrascendente tema de la reunión o la manera de llevarla. Pero fueron demasiadas reuniones.
La solución está en tu mano. Acude únicamente a reuniones si te conciernen al 100%. Puedes eliminar la mitad de las reuniones por lo menos. Ahorrarás tiempo y energía. Nadie te echará en falta. Di a tus compañeros o superiores que no puedes ir por estar enfrascado en otro tema y lo comprenderán… así nadie les quitará protagonismo.
¿Quieres quitarte casi todas las reuniones?
Sigue estos consejos y podrás rebajar el tiempo que pierdes en las reuniones al 10%:
1. Evita por principio todas las reuniones que puedas. Intenta discutir las cosas al momento. No entres en la espiral de querer reunirte por lo más insignificante. Las reuniones se reproducen fácilmente.
2. Asiste sólo a la parte de la reunión que te toque. Si es necesario coméntalo con el organizador y pregúntale a que hora deberías estar. Estará encantado de que le ayudes a organizarlo.
3. Si eres tú el que la convocas envía los puntos a discutir a los asistentes. Así nadie se irá por las ramas y podrás atajar las inevitables desviaciones de raíz.
4. Ahorra tiempo a los demás y convoca sólo a la gente necesaria. Prescinde de ellos cuando se hayan aclarado los puntos que les concernían.
5. Una temperatura media-baja en la sala favorecerá la concentración y no hará que los asistentes se “duerman”.
6. Respeta el tiempo. Nada es peor que un precedente de reuniones largas. Si la reunión dura 30 minutos significa que dura 30 minutos.
7. Corta diplomáticamente o menos diplomáticamente a los que se alarguen en temas intrascendentes. Insiste, son especialistas en hablar y necesitan un recordatorio varias veces.
8. No intentes impresionar a nadie con tus profundos conocimientos. Tenemos un sexto sentido para captar esas cosas. No captamos nuestros errores pero si los de los demás. Deja el teatro para otros.
9. Que quede por escrito todo lo debatido
10. Si son pocos los asistentes, prueba a sustituirla por una comida en ese restaurante cercano.
11. Prueba a hacer las reuniones DE PIÉ. En las organizaciones en que se ha puesto en práctica su duración ha descendido drásticamente.
12. Intenta hacerlas antes de comer. El pesado de turno no tendrá ganas de contar su vida porque tendrá hambre.
Normas de etiqueta en Internet; Netiquette
A pesar de lo masivo que es la comunicación a través de la Red, muchas veces ignoramos una serie de reglas, aparte del sentido común, que norman estas comunicaciones. Nunca está demás conocerlas o refrescarlas para que la cultura de los internautas se enriquezca.
Cuando nos comunicamos con otra persona frente a frente o por teléfono, utilizamos gestos, expresiones y/o modulaciones de la voz que ayudan a nuestro interlocutor a interpretar nuestro mensaje. Esas importantes ayudas audio-visuales de la comunicación no están presentes en la comunicación escrita por lo que es más difícil transmitir ciertas ideas, conceptos o sentimientos.
La Netiquette es una serie de reglas de etiqueta que todos debemos conocer y seguir al comunicarnos a través de la red para una comunicación más efectiva y un mejor uso de los recursos y el tiempo. Debido a las características particulares del medio, es necesario utilizar algunos convencionalismos que ya se han establecido para poder comunicarnos efectivamente y evitar malos entendidos, ofender o ser ofendidos, así como un sinnúmero de otras cosas negativas que pueden surgir al no conocerlos.
Además del sentido común, los buenos modales, la cortesía, el respeto, la consideración y la tolerancia, estas son algunas reglas que debemos todos observar al comunicarnos a través de la Red:
1. Tenga siempre en mente que al otro lado de su pantalla hay un ser humano real, con sus propias ideas y sentimientos. Siempre escriba como si ambos se estuvieran mirando a los ojos. Nunca escriba nada que no le diría frente a frente a otra persona. Esta es tal vez la principal regla que deba tener presente siempre.
2. Mensajes enviados a listas de distribución de correo-e serán recibidos por todos los miembros. Mantenga sus MENSAJES PERSONALES a otros miembros EN PRIVADO y envíe a la lista solo aquellos mensajes que desee compartir y sean de interés para todos.
3. Mantenga sus comunicados breves y al grano.
4. No envíe a la lista anexos (attachments) largos (como archivos gráficos). De así hacerlo, se corre el riesgo de que los mismos no lleguen a su destino. El procedimiento correcto es colocarlos en algún lugar en la red y enviar el URL a la lista para que los interesados puedan accesarlos o describa el documento en la lista indicando que, a solicitud, puede ser enviado en forma directa a los interesados.
5. Al contestar algún mensaje, deje alguna cita para que se sepa a que se esta refiriendo usted, pero, por favor, recorte todo lo demás. Siempre que sea posible conteste al principio y deje la cita al final.
6. Utilice el “Asunto” (“Subject Line”) correctamente, cambiándolo cuando esté contestando algún mensaje cuyo tema ya no es el original.
7. Conozca y utilice las caritas de expresión para ayudar a transmitir algunos sentimientos, particularmente si está utilizando humor o sarcasmo. =)
8. Nunca conteste un e-mail cuando esté enojado o molesto.
9. Respete las leyes sobre Derechos Reservados.
10. Sea cuidadoso con información personal o privada. No publique a la lista datos de terceros (Ej. dirección o número de teléfono).
11. Nunca cite en público correos-e que le fueron enviados en privado.
12. Cerciórese de que está enviando su correo-e al destinatario correcto cotejando el encasillado de “Enviar a:” (“Mail to”) de su programa de correos ANTES de oprimir el botón de “Enviar” (“Send”)
13. Las letras MAYÚSCULAS se pueden usar para sustituir acentos o para enfatizar, pero NO escriba todo en mayúsculas pues esto se interpreta en la red como que ¡USTED ESTA GRITANDO!
14. No utilice la lista para promocionar ni adelantar causas religiosas, filosóficas, políticas, comerciales o para promover su propio sitio Web (website).
15. Sea tolerante. Recuerde que el botón de “Borrar” (“Delete”) le permite borrar e ignorar cualquier mensaje indeseado.
16. De sentirse usted ofendido por algo o alguien en la lista dirija sus quejas en privado al ofensor y/o al administrador de la lista. Alabanzas y felicitaciones en público, críticas y desacuerdos en privado. Traer asuntos negativos a la lista, en general no resolverá nada y propiciará un clima de debate estéril.
17. Si recibe usted un mensaje de aviso sobre un virus que se contagia por correo-el o algo similar, NO escriba a la lista para alertar a todos los miembros sobre esto. Lo más seguro se trata de uno de tantos “Hoaxes” (falsas alarmas) que abundan en la red. Notifique sólo a los Administradores y ellos investigarán. De ser necesario, ellos pasarán su aviso a la lista.
18. No es aceptable el uso de vocabulario obsceno o “picante” en los comunicados a la lista. Sin embargo, por consenso general se permite el uso de palabras “fuertes” en chistes, siempre y cuando el “Tema” (“Subject”) especifique claramente que se trata de un Chiste y en el texto se haga una advertencia y se deje un espacio razonable (varias líneas en blanco) que le permitan borrarlo antes de leerlo a personas sensibles a este tipo de vocabulario.
19. Cuando uno ingresa a una nueva cultura (y el ciberespacio tiene su propia cultura) es susceptible de cometer algunos errores sociales. Quizás se pueda ofender a personas sin querer hacerlo, o tal vez pueda malinterpretarse lo que otros dicen tomando represalias cuando no fue lo que se quiso decir. Para empeorar las cosas, a alguien en el ciberespacio le puede ser muy fácil olvidar que está interactuando con otras personas “reales”, no sólo con caracteres en una pantalla, sino “caracteres” humanos.
20. Todo el mundo fue un novato (newbie) alguna vez, muchos de ellos no tuvieron la oportunidad de leer el Netiquette. Por lo tanto, cuando alguien cometa algún error sea bondadoso con él. Quizás si el error es mínimo no sea necesario mencionar nada, siempre piense dos veces antes de reaccionar. Tener buenos modales no nos da derecho a corregir a los demás. Si se decide informar a alguien de algún tipo de error, hágalo cortésmente y si es posible enviando un e-mail privado en lugar de hacerlo público enviándolo a la lista o grupo de discusión. Dé a la gente el beneficio de la duda, asuma que el otro no sabía algo mejor y por sobre todas las cosas no sea arrogante.
21. Los anteriores lineamientos aplican igualmente a Foros, correo-e, listas de distribución de correo electrónico, salones de charla (Chat rooms), Libros de Invitados y en general a todos los servicios que el Internet nos brinda.
* Los anteriores lineamientos fueron tomados de diversas fuentes en la Red y fueron modificados, traducidos o adaptados para nuestro contexto.
Se autoriza la libre reproducción de este artículo siempre y cuando se haga en su totalidad y se den los créditos respectivos al autor y se coloquen enlaces activos a la fuente, es decir: http://MercadeoGlobal.com
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