Por: David Valois

¿Cuánto ganarías si no fueras a reuniones? ¿Te imaginas todo lo que podrías avanzar en esas horas?

Las reuniones son concesiones hechas a una mala organización. Lo aseguraba Peter Drucker, que sabía bastante de gestión. Si cada uno conociera sus responsabilidades, las reuniones sobrarían. La mayoría de reuniones son parches a una mala organización. Pero lamentablemente el ritual de las reuniones se ha convertido en una forma de vida para muchos.

Pasamos varias horas a la semana en reuniones y más de la mitad de su tiempo no sirve para nada. En los altos escalafones puede que sean fácilmente 20 horas por semana. O sea 1000 horas al año en reuniones de las cuales se desperdician 500 horas.

500, 200 o 100 horas. Es inadmisible perder tanto tiempo en reuniones. Y carísimo.

¿Quieres quitarte la mitad de las reuniones?

Está claro que si eres nuevo en un sitio necesitas ir a algunas reuniones. Conocerás a otros y te pondrás al día de la situación. Pero esto no dura mucho, en pocos meses puedes dejar de ir a la mayoría. Por otro lado están los que asisten por afán de protagonismo y para estar al tanto de las últimas habladurías y decisiones. No quieren que se tomen decisiones sin su consentimiento. Son casos perdidos y eso no va contigo.

Tú haz un repaso de tus últimas reuniones:

-¿Cuántos temas te afectaban realmente?

-¿Cuántas veces te hubiera bastado leer el resumen de la reunión en unos pocos minutos? ¿Demasiadas?

Pudo ser el intrascendente tema de la reunión o la manera de llevarla. Pero fueron demasiadas reuniones.

La solución está en tu mano. Acude únicamente a reuniones si te conciernen al 100%. Puedes eliminar la mitad de las reuniones por lo menos. Ahorrarás tiempo y energía. Nadie te echará en falta. Di a tus compañeros o superiores que no puedes ir por estar enfrascado en otro tema y lo comprenderán… así nadie les quitará protagonismo.

¿Quieres quitarte casi todas las reuniones?

Sigue estos consejos y podrás rebajar el tiempo que pierdes en las reuniones al 10%:

1. Evita por principio todas las reuniones que puedas. Intenta discutir las cosas al momento. No entres en la espiral de querer reunirte por lo más insignificante. Las reuniones se reproducen fácilmente.

2. Asiste sólo a la parte de la reunión que te toque. Si es necesario coméntalo con el organizador y pregúntale a que hora deberías estar. Estará encantado de que le ayudes a organizarlo.

3. Si eres tú el que la convocas envía los puntos a discutir a los asistentes. Así nadie se irá por las ramas y podrás atajar las inevitables desviaciones de raíz.

4. Ahorra tiempo a los demás y convoca sólo a la gente necesaria. Prescinde de ellos cuando se hayan aclarado los puntos que les concernían.

5. Una temperatura media-baja en la sala favorecerá la concentración y no hará que los asistentes se “duerman”.

6. Respeta el tiempo. Nada es peor que un precedente de reuniones largas. Si la reunión dura 30 minutos significa que dura 30 minutos.

7. Corta diplomáticamente o menos diplomáticamente a los que se alarguen en temas intrascendentes. Insiste, son especialistas en hablar y necesitan un recordatorio varias veces.

8. No intentes impresionar a nadie con tus profundos conocimientos. Tenemos un sexto sentido para captar esas cosas. No captamos nuestros errores pero si los de los demás. Deja el teatro para otros.

9. Que quede por escrito todo lo debatido

10. Si son pocos los asistentes, prueba a sustituirla por una comida en ese restaurante cercano.

11. Prueba a hacer las reuniones DE PIÉ. En las organizaciones en que se ha puesto en práctica su duración ha descendido drásticamente.

12. Intenta hacerlas antes de comer. El pesado de turno no tendrá ganas de contar su vida porque tendrá hambre.